PROSEDUR PENJUALAN / PEMBELIAN SECARA KREDIT » SURAT KONFIRMASI PEMBAYARAN (ORDER)

Sebenarnya banyak sekali system atau prosedur penjualan yang digunakan oleh masing-masing perusahaan. Ada yang sederhana ada juga yang rumit. Dikatakan rumit apabila perusahaan itu menggunakan system penjualan kredit dengan menggunakan surat yang dinamakan “Konfirmasi Pembayaran”.

Menurut definisi penulis :

Konfirmasi Pembayaran (KP) bisa juga disebut sebagai Konfirmasi Order adalah sebuah surat yang berisikan tanggapan atas permintaan pembelian (Purchase Order) dari konsumen (pembeli) atas barang yang akan kita jual, dimana berisikan mengenai produk, cara pembayaran dan pengiriman barang serta hal-hal lain yang berhubungan dengan kontrak penjualan.

Setelah perusahaan membuat Konfirmasi Pembayaran maka KP tersebut harus dilayangkan kepada calon pembeli. Apabila disetujui maka langkah yang harus dilakukan selanjutnya adalah langsung melakukan prosedur yang sudah tertera di dalam KP.

contoh klik disini..

Konfirmasi Pembayaran (KP) ini muncul ketika ada Purchase Order (PO)

Purchase Order muncul ketika adanya Surat Penawaran Harga (SPH).

Surat Penawaran Harga (SPH) adalah Surat yang isinya untuk menawarkan barang yang akan kita jual kepada konsumen. Didalamnya memuat jenis atau deskripsi barang yang ditawarkan, harga serta system pengiriman dan pembayaran. Serta memuat boleh adanya nego mengenai diskon atau tidak. Serta pengenaan PPN apakah include dengan harga faktur atau exclude harga faktur. contoh klik disini

Secara umum prosedur penjualan sebagai berikut :

1.      Membuat SPH atas market ke pihak calon pembeli;

2.      Apabila SPH disetujui maka calon pembeli akan membuat PO;

3.      Membuat KP berdasarkan PO;

4.      Kirm KP ke calon pembeli untuk meminta persetujuan mengenai hal-hal yang tercantum di KP;

5.      Apabila sudah mendapat persetujuan maka dilakukan penjualan barang sesuai perjanjian;

6.      Bagian piutang akan selalu memeriksa pembayaran ke bank yang sudah ditunjuk perusahaan.

7.      Lunas – selesai

Untuk prosedur pembelian secara kredit merupakan kebalikan dari prosedur penjualan; yi:

1.      Menerima SPH dari pemilik barang;

2.      Apabila sesuai dengan spek yang diinginkan maka perusahaan akan membuat PO yang akan dikirim ke perusahaan pemilik barang;

3.      Menerima KP dari perusahaan pemilik barang;

4.      Apabila setuju dengan syarat/system pembelian yang ada di KP maka bisa langsung melakukan pembelian;

5.      Bagian hutang harus memeriksa saldo dan termin agar tidak salah dalam hal pembayaran;

6.      Lunas - selesai

Semoga sedikit bermanfaat..